Neptune: caso di successo di Bidafarma

La logistica della distribuzione farmaceutica è uno dei settori più maturi dell’industria, caratterizzato inoltre da un elevato livello di automazione, necessario per garantire tempi di consegna e livelli di servizio particolarmente rigorosi.

Per garantire la disponibilità dei medicinali, è necessaria la presenza di un intermediario che si occupi della logistica distributiva dai diversi produttori e laboratori farmaceutici fino alle farmacie e agli ospedali Esistono quindi diversi operatori e aziende di distribuzione che gestiscono la logistica di ricevimento, stoccaggio, preparazione degli ordini e consegna di medicinali e prodotti parafarmaceutici, per soddisfare la domanda di farmaci della popolazione.

L’origine di Neptune: una necessità del settore

BIDAFARMA è una cooperativa leader nella distribuzione all’ingrosso di medicinali che rifornisce ogni giorno oltre 10.000 farmacie. È nata dalla fusione di dodici cooperative, con l’obiettivo di affrontare con maggiore sicurezza le sfide del settore farmaceutico nazionale. È stato proprio in una di queste cooperative originarie, COFARAN, che il reparto di ingegneria ha contattato TORSA affinché, grazie alle sue competenze nello sviluppo tecnologico e alla sua esperienza, realizzasse un sistema di acquisizione delle immagini in grado di garantire la tracciabilità del processo di preparazione degli ordini nel magazzino della cooperativa farmaceutica.

Una figura chiave nell’origine e nello sviluppo del sistema Neptune è stata Emilio López, Responsabile dell’Ingegneria di BIDAFARMA, che ha collaborato strettamente con il reparto di ingegneria di TORSA, fornendo consulenza sulle esigenze che il sistema doveva soddisfare. Una volta sviluppato il sistema e installato il primo prototipo nel magazzino di Málaga, i benefici sono stati immediati, con una drastica riduzione del numero di reclami. A soli tre mesi dall’implementazione, i reclami ricevuti dai soci della cooperativa erano diminuiti di oltre il 70%.

Dopo il successo ottenuto nel primo magazzino, BIDAFARMA ha deciso di implementare il sistema Neptune nella maggior parte dei propri magazzini, riuscendo a offrire un servizio migliore ai propri soci e riducendo sia il numero di reclami ricevuti sia il tasso di errore nella preparazione degli ordini.

Installando una postazione Neptune in ogni punto del magazzino in cui viene modificato il contenuto dei contenitori e collegando le evidenze visive ai dati del software gestionale, BIDAFARMA ha potuto disporre di uno strumento in grado di verificare se l’articolo oggetto del reclamo fosse stato effettivamente spedito dal centro logistico, consentendo così di adottare le opportune azioni correttive in ciascun caso.

A seguito dell’implementazione di Neptune, il reparto di gestione dei reclami di BIDAFARMA ha potuto disporre di uno strumento per gestire i reclami ricevuti dai soci della cooperativa, identificando eventuali errori nella preparazione degli ordini e ottimizzando la logistica inversa nella distribuzione dei medicinali.

Neptune ha permesso di passare dalla garanzia della qualità delle spedizioni alla sua gestione

I reclami quotidiani, che in precedenza venivano gestiti rimborsando direttamente ai soci l’importo degli articoli contestati, hanno iniziato a essere gestiti grazie alle registrazioni visive generate da Neptune, alla sua integrazione con il sistema ERP della cooperativa e alla piattaforma web per la gestione dei reclami e l’analisi degli indicatori di produzione.

Questo ha consentito di ammortizzare l’investimento nell’implementazione di Neptune in meno di 6 mesi, tanto che la stessa BIDAFARMA ha considerato il progetto un vero successo.